1. الترشيح إلزامي لجائزة الموظف الحكومي المتميز، حيث تلتزم كل وزارة/ مؤسسة بترشيح ثلاثة موظفين، بحيث يتم ترشيح موظف واحد تنطبق عليه شروط الجائزة لكل فئة من فئات الجائزة الثلاثة الأولى (القيادي/ الإشرافي، الإداري/ الفني، المساند). سيتم إعلان أسماء المؤسسات التي لم ترشح أي من موظفيها خلال حفل توزيع جوائز الملك عبد الله الثاني للتميز.
2. يعتبر الموظف المرشح من نخبة موظفي الوزارة/ المؤسسة التي يمثلها، لذلك لا بد أن يكون اختيار الموظف المرشح اختياراً موضوعياً وحقيقياً لأنه سيعكس صورة الجهة التي يمثلها.
3. تقوم الوزارة/ المؤسسة بإرسال كتاب رسمي موقّع من الوزير أو الأمين العام أو مدير عام المؤسسة يبين أسماء الموظفين الثلاث المرشحين عن الفئات الثلاثة وفئة كل منهم، بشكل منفصل عن تقارير الاشتراك.
4. يقوم الموظف المرشح بإعداد تقرير الاشتراك والذي يحتوي على إجابات أسئلة المعايير والوثائق المرفقة بالتعاون مع مديره المباشر والموظفين المعنيين.
5. يتم تقديم تقرير الاشتراك إلكترونياً بالإضافة إلى نسختين ورقيتين من التقرير والمرفقات.
6. يجب أن تحتوي صفحة الغلاف على اسم الوزارة/ المؤسسة المشاركة وشعارها، واسم الجائزة ودورتها "جائزة الملك عبد الله الثاني لتميز الأداء الحكومي والشفافية - الدورة السادسة (2012/2013)"، جائزة الموظف الحكومي المتميز، واسم الموظف الحكومي المرشح وفئة الجائزة المرشح عنها.
7. على الموظف المرشح عن أي فئة من فئات جائزة الموظف الحكومي المتميز أن يبدأ تقرير الاشتراك بتقديم نبذة موجزة لا تزيد عن صفحة واحدة تتضمن المعلومات الشخصية للمرشح ومعلومات عن وظيفته الحالية وتاريخ الالتحاق بها ونطاق عمله ومؤهله العلمي، وأن تبين النبذة انطباق الشروط الخاصة بالفئة التي تم الترشيح عنها على الموظف المرشح.
8. يتم تضمين تقرير الاشتراك السيرة الذاتية للموظف المرشح، إضافة إلى الهيكل التنظيمي للوزارة / المؤسسة مع توضيح موقع الموظف فيه.
9. تتم طباعة الإجابات باللغة العربية واستخدام خط (Simplified Arabic) حجم (12) وترقيم الإجابات والصفحات حسب المعيار والمعايير الفرعية، وتكون الطباعة على وجهي الورقة.
10. يجب ألا يزيد عدد السطور في كل صفحة عن (30) سطراً.
11. يجب ألا تقل الحواشي عن (1) إنش من الأعلى والأسفل، و(1.25) إنش من الجانبين.
12. يجب ترقيم كافة صفحات التقرير.
13. تُعد الوزارة/ المؤسسة الوثائق الضرورية الإضافية وتحتفظ بها لحين زيارة أعضاء فريق التقييم للاطلاع عليها إن لزم الأمر.
14. تقوم الوزارة/ المؤسسة بتوفير مكان لأعضاء فريق المقيمين عند زيارة الوزارة/ المؤسسة ويتم توفير الوثائق المطلوبة في هذا المكان، كما يمكن لفريق المقيمين طلب وثائق أخرى إذا استدعى التقييم ذلك.
15. يقوم أعضاء فريق المقيمين بطلب الموظفين للمقابلة حسب معايير الجائزة إضافة إلى أي موظف يرى المقيمون ضرورة مقابلته عند إجراء التقييم الميداني.
16. يتم التعامل مع المعلومات الواردة في تقرير الاشتراك والوثائق المرفقة بسرية تامة وتكون محل عناية واهتمام إدارة المركز وفريق التقييم.
17. يجب ألا يزيد عدد صفحات تقرير اشتراك الموظف الحكومي المتميز والوثائق المرفقة عما هو مبين في الجدول أدناه:

العامل الفرعي (1): الجودة والإنتاجية

السؤال

يقوم الموظف بالإجابة على أسئلة معايير الجائزة وتضمينها في تقرير الاشتراك والذي يتم تعبئته إلكترونياً وإرفاق الوثائق المطلوبة.

يتم اختيار أعلى 10% من الموظفين للتأهل لمرحلة الزيارة الميدانية بناء على علامتهم بعد إجراء التقييم المستقل والتوافقي، ويتم تحديد العلامة كما يلي:

•  يقوم كل عضو في فريق التقييم بدارسة تقرير الموظف (كلٌ على حده)، ثم يقدم كل مقيم تقريره المستقل، والذي يتضمن نقاط القوة وفرص التحسين والأمور الواجب التأكد منها خلال المقابلة الشخصية. يتم عكس مخرجات ما ورد في التقرير المستقل في جدول احتساب العلامات المخصص لهذه الغاية.

•  يجتمع فريق التقييم بهدف الوصول إلى فهم مشترك حول وضع الموظف، ومن ثم إعداد تقرير توافقي يبين نقاط القوة وفرص التحسين والأمور الواجب التأكد منها خلال المقابلة الشخصية، ومن ثم يقوم فريق التقييم بعكس مخرجات ما ورد في التقرير التوافقي في جدول احتساب العلامات المخصص لهذه الغاية.

• يقوم رئيس الفريق والذي يتم تعيينه للإشراف على فرق التقييم التي تكون تحت إشرافه بمراجعة التقارير المستقلة والتوافقية والتي أعدها فريق التقييم، لضمان أعلى درجات الدقة والموضوعية.

يقوم الفريق بزيارة تقييم ميدانية للموظف في وزارته/ مؤسسته، بهدف تكوين صورة أشمل وأوضح عن الموظف. وبعد الزيارة يعد الفريق التقرير التقييمي النهائي للموظف والذي يحدد بصورة أساسية نقاط القوة وفرص التحسين لديه، كما يتضمن نتائج وعلامات التقييم، والتي تم احتسابها بعد عكس مخرجات ما ورد في التقرير النهائي في جدول احتساب العلامات المخصص لهذه الغاية.                    

من الأمور التي يتم تقييمها خلال الزيارة الميدانية بالإضافة إلى المعايير التي قام الموظف بالإجابة عليها في تقرير الإشتراك:

• علاقات العمل والاتصال

•  الالتزام بأنظمة العمل

•  الإخلاص والانتماء

•  أخلاقيات العمل

الأشخاص الذين يتم الاتصال بهم أثناء الزيارة الميدانية

1. مدراء حاليين وسابقين

2. زملاء من مختلف المستويات الإدارية بشكل عشوائي

3. متعاملين مع الموظف المرشح من إدارات مختلفة داخل الوزارة أو المؤسسة

4. متعاملين خارجيين مع الموظف المرشح

يقوم المركز بتعيين لجنة تحكيم للاستماع إلى شرح من المقيمين عن أهم نقاط القوة لكل موظف تمت زيارته ميدانياً وبحضوره، بالإضافة إلى مقابلة الموظف نفسه وطرح أسئلة عليه ليتسنى للجنة التحكيم تكوين صورة أوضح عنه.

 بعد إعلان النتائج، يحصل كل موظف تأهل لمرحلة المقابلة الشخصية على تقرير تقييمي استناداً إلى معايير الجائزة، يوضح نقاط القوة وفرص التحسين لديه مما يساعد على التحسين المستمر في أدائه.