1. اللغة المستخدمة في كتابة تقرير الاشتراك هي اللغة العربية.
2. تتم طباعة الإجابات باستخدام خط (Simplified Arabic) حجم (12) وترقيم الإجابات والصفحات حسب المعايير الرئيسة والمعايير الفرعية، على أن تكون الكتابة على جهة واحدة من الورقة..
3. في جميع الملحقات الرسوم البيانية، القوائم، ...الخ( يجب أن يستخدم نفس أسلوب كتابة الأحرف المستخدمة في النص الرئيسي).
4. حجم الصفحات: الحجم القياسي لورق (A4( 210*297 ملم.
5. يجب أن تكون صفحات النص مرتبة بطريقة عاموديه (Portrait).
6. المسافة بين الأسطر: مفرد (Single).
7. يجب ألا يزيد عدد الأسطر في كل صفحة عن 30 سطراً.
8. يجب ألا تقل الحواشي عن 1 إنش من الأعلى والأسفل،و 1.25 إنش من الجانبين.
9. يجب ترقيم كافة صفحات التقرير.
10. يجب تجميع جميع أجزاء التقرير وتثبيتها بطريقة تمنع انفصال الصفحات أثناء تداول التقرير.
11. يجب أن يتضمن التقرير قائمة بالمحتويات(مع ذكر أرقام الصفحات).
12. يجب أن تحتوي صفحة الغلاف على اسم الوزارة/ المؤسسة المشاركة وشعارها، واسم الجائزة ودورتها "جائزة الملك عبد الله الثاني لتميز الأداء الحكومي والشفافية-الدورة الخامسة (2010/2011)" إضافة إلى تحديد فيما إذا كان المحتوى "تقرير الاشتراك" أو "الوثائق المرفقة" أو كلاهما.

تعليمات وإرشادات عامة

1. يفضل أن تقوم المؤسسة المشاركة بالجائزة بإعداد تقرير الاشتراك من خلال تشكيل فريق من العاملين في المؤسسة، وأن يقوم هذا الفريق بدراسة وافية لكافة محتويات كتيبات الجائزة.
2. تهدف الجائزة إلى توفير تقرير تقييمي شامل حول الوزارة /المؤسسة المشاركة لتعمل الجهة المشاركة بالتالي على إبراز نقاط القوة والتركيز على فرص التحسين. لذلك لا بد أن تكون الإجابات دقيقة وصحيحة لأن ورود معلومات غير ذلك سيؤدي إلى ضعف محتويات التقرير التقييمي.
3. يجب على المؤسسة توفير أدلة واقعية وأمثلة عملية بالإضافة إلى إحصائيات رقمية حديثة ووثائق معززة.
4. يجب ألا يزيد عدد صفحات تقرير الاشتراك الذي تقدمه الوزارة/ المؤسسة المشاركة عن خمسين (50) صفحة، كما يجب ألا يزيد عدد صفحات الوثائق المرفقة عن خمس وسبعين (75) صفحة أيضاً.
5. نظراً لتحديد الحد الأقصى لعدد صفحات تقرير الاشتراك وعدد الوثائق المرفقة ، فإن على الوزارة/المؤسسة المشاركة ترتيب أولوياتها والتركيز على ذكر النقاط الأكثر أهمية مع تجنب الإطالة أو ذكر النقاط غير الهامة.
6. على الجهة المشاركة أن تبدأ تقرير الاشتراك بتقديم نبذة عنها تشتمل على معلومات عامة وتتضمن تاريخ وكيفية تأسيسها، أهدافها، نطاق عملها، هيكلها التنظيمي، أعداد موظفيها، فروعها، وموازنتها ومصادر التمويل -إن وجدت- والخدمات الرئيسة التي تقدمها وأنظمة الموارد البشرية واللوازم والمالية التي تخضع لها (يجب ألا يزيد عدد صفحات النبذة عن صفحتين).
7. يندرج تحت كل من المعايير الخمسة الرئيسة عدد من المعايير الفرعية والتي يتضمن كل منها عدة عوامل، وعلى المؤسسة المشاركة الإجابة على جميع أسئلة تلك البنود عند كتابة تقرير الاشتراك.
8. تقوم الوزارة/المؤسسة المشاركة بإعداد الوثائق والسجلات والقوائم والرسومات التوضيحية المعززة للمعلومات الواردة في تقرير الاشتراك وإرفاقها مع التقرير.
9. فيما يتعلق بالوثائق المرفقة، يجوز للمؤسسة أن ترفق وثيقتين في صفحة واحدة كحد أقصى، مع مراعاة الوضوح.
10. يجوز للجهة المشاركة الإشارة إلى توفر معلومات أو أدلة ضرورية إضافية في مكاتبها في حالة عدم استطاعتها إرفاق هذه المعلومات أو الوثائق مع تقرير الاشتراك (بسبب تحديد عدد الصفحات)، ليتمكن أعضاء فريق التقييم من الإطلاع عليها خلال الزيارة الميدانية للجهة المشاركة إن لزم الأمر.
11. لا يتم احتساب صفحة الغلاف وقائمة المحتويات وقائمة المرفقات الاضافية والنبذة عن المؤسسة ضمن الصفحات الخمسين.
12. تقوم الجهة المشاركة بتوفير مكان لأعضاء هيئة المقيمين عند زيارة الوزارة أو المؤسسة ويتم توفير الوثائق المطلوبة في هذا المكان، كما يمكن لفريق المقيمين طلب أية وثائق أخرى إذا استدعى التقييم ذلك.
13. يحق لفريق المقيمين التأكد من صحة المعلومات الواردة في تقرير الاشتراك خلال الزيارة الميدانية.
14. يقوم أعضاء فريق المقيمين بطلب الموظفين للمقابلة حسبما هو مذكور في كتيب معايير وأسئلة الجائزة إضافة إلى أي موظف يرى المقيمون ضرورة مقابلته عند إجراء التقييم.
15. يقوم المركز بالتنسيق مع ضابط إرتباط الجهة المشاركة بهدف تحديد أيام الزيارة الميدانية لفريق التقييم.
16. يتم التعامل مع المعلومات الواردة في تقرير الاشتراك والوثائق المرفقة بسرية تامة وتكون محل عناية واهتمام إدارة المركز وأعضاء هيئة المقيمين.
17. تقوم المؤسسة المشاركة بتزويد إدارة المركز بنسختين ورقيتين منفصلتين من تقرير الاشتراك والوثائق المرفقة.
18. نموذج الإجابة

تتم الإجابة على أسئلة معايير الجائزة كما هو مبين في الخيارين أدناه، حيث يمكن الاكتفاء بذكر اسم المعيار والمعيار الفرعي والعامل ورقم السؤال:

الخيار رقم (1)

معيار القيادة

المعيار الفرعي رقم 1: التخطيط الاستراتيجي

العامل الثاني: الخطة الاستراتيجية

1. ما هي الأهداف الوطنية والمبادرات الملكية التي تعنى بها الوزارة/ المؤسسة؟ وما هي آلية تحديدها؟ وكيف تقوم بالتخطيط لتنفيذها؟
   الإجابة: -------------------------------------------------------------------

الخيار رقم (2)

معيار الأفراد-المعيار الفرعي رقم (1): الإدارة -العامل الأول:وصف وتصنيف الوظائف

السؤال (1):
الإجابة:-------------------------------------------------------------